Усім діючим і колишнім членам UCCSVI: 

З наближенням цьогорічних загальних зборів (AGM) ми хотіли б повідомити вам про посади, відкриті для обрання: віце-президент, секретар і три генеральних директора (на 2-річний термін). 

Особи, які бажають балотуватися на посаду в правлінні, можуть заповнити та подати форму висунення, схвалену оплаченим членом організації. Форма номінації доступна тут. Заповнені форми мають бути подані до офісу Українського Культурного Центру за сім (7) днів до Загальних зборів — до 20 квітня 2025 р. (Загальні збори заплановані на 27 квітня 2025 р. о 14:00). Імена кандидатів будуть представлені членам на загальних зборах. 

Крім того, особи, які беруть участь у загальних зборах, можуть додати свої імена та номінуватися під час виборів, якщо їх висуне інший учасник із залу, який є діючим членом UCCSVI. При цьому згідно зі Статутом, номінанти повинні бути членами, які оплатили членство в UCCSVI принаймні за рік до загальних зборів — у цьому випадку до 30 квітня 2025 року.

Особи, які приєдналися до членів після 30 квітня попереднього року, не можуть розглядатися як кандидати на обрання на посади у правлінні на поточних виборах. 

Для тих, хто має право голосу, але не може бути присутнім, але бажає скористатися своїм правом голосу, доступні форми довіреностей. Заповнені форми довіреностей можуть бути представлені під час загальних зборів іншим членом з діючим членством, який відвідує загальні збори від їх імені. 

Якщо ви плануєте бути присутніми, будь ласка, повідомте про це офіс Українського Культурного Центру до 27 квітня 2025 року, щоб зарезервувати своє місце. Ми зробимо все можливе, щоб усі присутні мали місця. 

Розподіл голосів буде таким: представник групи (1), окрема особа (1), студент/літня особа (1), почесний/довічний член (1) і сім’я (2). Усі особи, які мають право голосу, мають бути повнолітніми (від 18 років). На вході до головної зали Українського Культурного Центру, буде перевірено наявність у вас дійсного членства UCCSVI, після чого ви отримаєте копії протоколу минулорічних зборів, порядок денний цього року, бюлетені та письмове приладдя. Якщо у вас є форма довіреності, одразу надайте її, щоб отримати додатковий бюлетень для кожної наданох вам довіреності.   

Ще раз нагадуємо всім, що поновлення членства на загальних зборах здійснюватися не буде. Його потрібно поновити принаймні за тиждень до загальних зборів (до 20 квітня), щоб мати право голосу, уникнути плутанини та затримок в останню хвилину. Поновити членство можна за допомогою таких варіантів: 

1. Онлайн. 
2. Особисто в Українському Культурному Центрі (готівка, чек, картка). 
3. Зателефонуйте в офіс у робочий час (пн-пт 9:00-15:00 або сб 10:00-16:00) за телефоном 250-475-2585. 

Якщо ви ніколи не були учасником і хотіли б приєднатися, скористайтеся наступним посиланням і перегляньте додаткову інформацію нижче. 

 Хто ми є: 

Українсько-канадське культурне товариство острова Ванкувер (UCCSVI) є зареєстрованою неприбутковою організацією, заснованою в 1978 році для популяризації та підтримки культури українців Канади через різноманітні ініціативи. Від традиційних уроків до культурних заходів – ми надаємо людям можливість зануритися в яскраве різноманіття української спадщини. 

Ми також активно працюємо над зміцненням зв’язків та посиленням спільних зусиль між організаціями та громадами українців Канади на острові Ванкувер. Завдяки ефективній комунікації та співпраці ми прагнемо створити мережу підтримки, яка покращить культурний досвід для всіх. 

ЦІЛІ UCCSVI: 

• Пропагувати українську культуру через різноманітні культурні ініціативи, в тому числі традиційні майстер-класи та культурні заходи.  
• Сприяти міжкультурному взаєморозумінню шляхом організації програм культурного обміну, мультикультурних заходів та спільних проектів з іншими етнокультурними групами.  
• Сприяти комунікації та співпраці між українсько-канадськими організаціями та громадами на острові Ванкувер для зміцнення зв’язків громади та посилення спільних зусиль.  
• Забезпечити фінансування та ресурси для створення та підтримки Українського культурного центру, який слугує центром культурної діяльності, заходів та освіти.  
• Постійно адаптуватися та міняти стратегії для ефективного досягнення цілей організації, забезпечуючи актуальність, стійкість і зростання. 

Обов’язки членів ради директорів полягають в тому, щоб: 

• Розробити довгостроковий план для організації; визначити нашу стратегію та часові рамки для досягнення наших цілей.
• Забезпечити довгострокову фінансову стабільність і міцність організації, розвивати та підтримувати джерела доходів для забезпечення її безперервної діяльності.
  
• Забезпечити довгострокову стабільність і силу організації, залучаючи до неї осіб із необхідними здібностями для майбутнього управління та керівництва.
  
• Підтримувати цілісність, незалежність і ідеали організації; не дозволяти окремим особам чи організаціям компрометувати ці принципи.
  
• Здійснювати управлінський нагляд за адміністратором офісу та операційною діяльністю, затверджувати річні бюджети, переглядати операційні та фінансові результати, проводити аудит згідно правил та вимог, оцінювати результати діяльності відповідно до поставлених цілей.
  
• Дотримуватися непартійного підходу та уникати конфлікту інтересів, водночас демонструючи сильну відданість служінню українсько-канадській громаді та забезпеченню фінансово відповідального утримання Українського культурного центру.
  
• Мати уважність до деталей, організаційні здібності, а також відмінні аналітичні та навички розв’язання проблем.
  
• Ефективно спілкуватися англійською мовою усно та письмово (знання української є перевагою), мати досвід у внутрішній та зовнішній комунікації та/або написанні текстів.
• Бути готовим працювати у вихідні, вечорами, у святкові дні та поза межами звичайного робочого часу.

Члени правління: 

Члени правління виконують певні функції та обов’язки на додаток до своїх обов’язків членів ради директорів. 

• Президент: (Виконавча посада на 2 роки, відкрита для виборів) — головує на засіданнях ради, виступає основним представником організації, очолює раду у виконанні її обов’язків, здійснює нагляд за діяльністю, фінансами та документацією. Координує технічне обслуговування. Керує міжорганізаційними, медіа- та урядовими комунікаціями. Контролює ліцензування приміщень та страхування. Наглядає за персоналом і підтримує виконавчі функції товариства. Оперативно реагує на надзвичайні ситуації.

• Віце-президент: (Виконавча посада, не відкрита для виборів) — виконує обов’язки президента у разі його відсутності та надає підтримку президенту в повсякденній діяльності й контролі за потреби.

• Секретар: (Виконавча посада, не відкрита для виборів) — веде інформаційні розсилки, протоколи засідань і порядок денний, зберігає документи та забезпечує їхню безперервність, а також надає комунікаційну підтримку.

• Скарбник: (Виконавча посада, 2 роки, відкрита для виборів) — здійснює контроль за фінансами, готує фінансові звіти та бюджети, управляє грантами, правилами, страховими та податковими питаннями. Проводить щомісячну звірку банківських рахунків, контролює грошові потоки та подає декларації з GST/PST, перевіряє та затверджує зарплати робітників. Розробляє й контролює виконання річного бюджету. Подає фінансові звіти та керує щорічними аудитами. Несе фінансову відповідальність за діяльність товариства.

Генеральні директори: 

Директори мають конкретні операційні, наглядові функції та обов’язки на додаток до тих, які вони мають як члени ради директорів. 

• Директор 1: Сувенирна крамниця, відкрита для виборів (2 роки) — продаж сувенірів і постачання. Управління продажами, закупівля сувенірів і переговори з постачальниками. Управління інвентарем, обслуговування клієнтів, координація волонтерів, фінансова звітність, участь у головних заходах, забезпечення щоденних операцій та порядку в крамниці. Повинна бути регулярна присутність, фінансова відповідальність.

• Директор 2: Заходи, не відкрита для виборів — Організація культурних заходів, ярмарок та уроків. Діяльність дочерних організацій (бібліотека, хор, школа).

• Директор 3: Обслуговування приміщення, відкрита для виборів (2 роки) — модернізація та ремонт приміщень, облік майна, планування та розклад технічного обслуговування, домовленості та комунікація з підрядниками. Повинна бути доступність у разі надзвичайних ситуацій, управління ремонтними проєктами.

• Директор 4: Заходи, не відкрита для виборів — організація культурних подій, концертів, виступів, координація волонтерів для заходів.

• Директор 5: Кухня, відкрита для виборів (термін 2 роки) — управління кухнею та кейтерингом, дотримання норм харчової безпеки та санітарних правил, закупівля продуктів та постачання, планування та розклад, управління персоналом і волонтерами. Забезпечення достатнього запасу заморожених продуктів. На цій посаді треба бути доступним для підтримки кухонної діяльності та персоналу за потреби, діяти проактивно та своєчасно. Бажано мати водійські права.

• Директор 6: Маркетинг і зв’язки з громадськістю, відкрита для виборів з минулого року (термін 1 рік) — цифровий маркетинг, онлайн-замовлення, оновлення та розвиток вебсайту, комунікація з афілійованими та партнерськими організаціями, популяризація товариства та заходів, організація реклами та висвітлення в ЗМІ.

• Директор 7: Оренда, відкрита для виборів (термін 2 роки) — управління орендою приміщень і контрактами, продажі та переговори щодо оренди, відкриття та закриття приміщень за потреби, планування та складання розкладу, забезпечення чистоти, безпеки та відповідності нормам. Управління обліком оренд, хороші комунікативні навички та вміння встановлювати позитивні стосунки з клієнтами.

Якщо у вас є будь-які запитання чи коментарі, будь ласка, надішліть нам електронний лист на secretary@uccsvi.ca.